Office Manager – Villa Zebra – Rotterdam

Hou je van aanpakken? Neem je eigen verantwoordelijkheid en geniet je van ‘soepel en efficiënt’? Maar ben je niet zo geschikt voor dat mantelpakje en een strak ingericht kantoor? Dan is dit wellicht DE baan voor jou!Wegens vertrek van onze huidige collega zoeken we per 1 juni een nieuwe:*OFFICE MANAGER (24 UUR PER WEEK)*We snappen het best dat je houdt van Excel bestanden waarin je dingen registreert, dat jij blij wordt van een goed georganiseerde administratie waarin je binnen een paar minuten elk document terug kan vinden. Wij houden ervan dat jij daarin zo efficiënt bent! Jij helpt de directeur met het berekenen van de bezoekerscijfers, de vakdocenten bij vragen over hun facturen of onze educatoren bij het bestellen van materialen.Een klant aan de telefoon? Die weet jij feilloos door te verbinden naar de juiste persoon of nog beter, zelf op een goede manier te vertellen wat Villa Zebra te bieden heeft. Je organiseert als de beste een zakelijke verhuring en vindt het ook leuk om op dat moment soms zelf de groep te begeleiden. In ons team heeft ieder z’n eigen expertise en taak, maar samen delen we de verantwoordelijkheid voor plezier, veiligheid en kwaliteit van een bezoek aan Villa Zebra, ons werk op de scholen en in de wijk. Dankzij jou kan iedereen in ons team aan het werk en werken we samen aan een voortvarende organisatie waar ontwikkeling voorop staat.Groei staat bij ons centraal. Villa Zebra is een plek waar we beeldende kunst zien als een vliegwiel om kinderen sterker te maken. Een laboratorium waar de kunst van het verbeelden centraal staat. Onze doelgroep is tussen de 2 – 12 jaar en samen met kunstenaars maken, beleven en ontdekken ze de kracht van het creatieve proces.Onze bezoekers aan de Stieltjesstraat in Rotterdam bestaan voornamelijk uit families en soms uit groepen voor verjaardagfeestjes of scholen of bso’s. We werken op scholen in Rotterdam en doen projecten in de wijken van onze boeiende stad. Je bent nadrukkelijk iemand die jouw kennis en organisatietalent graag inzet voor de missie van Villa Zebra. Je hoeft geen creatieve achtergrond te hebben om bij ons te werken. Maar je staat wel open voor een werkomgeving die niet standaard is. We vertellen je nu alvast: als jij achter je bureau zit te werken, hoor je soms het geroezemoes van kinderstemmen op de achtergrond of wandelt er spontaan een kleuter binnen die de verkeerde deur nam op weg naar een van onze workshops.Wanneer werk ik?We bieden je een contract voor 24 uur per week. Onze vaste werkdagen zijn in principe van dinsdag t/m vrijdag en samen bepalen we binnen deze dagen wanneer jij je uren inzet. Wil je soms in het weekend werken of werk je bij een avondontvangst? We gaan flexibel om met uren. Je werkplek heeft het mooiste uitzicht van Rotterdam: vanuit je kantoor op de Stieltjesstraat kijk je recht op de Erasmusbrug.Wat zijn mijn taken?* Telefoon beantwoorden en mailboxbeheer.* Inkomende post verwerken en digitaliseren.* Facturen digitaliseren en verwerken in Exact (met onze externe boekhouder).* Klaarzetten van betalingen en opmaken van facturen verkoop.* Organiseren van zakelijke verhuringen.* Ondersteuning van de collega’s aan de balie.* Ondersteuning bij personeelszaken (met onze extern P& O bureau en salarisbureau).* Coördineren van diverse facilitaire zaken.* Administratie t.B.V. bezoekerscijfers en jaarplan subsidiegevers en fondsen.Wat vragen we van jou?* Minimaal MBO denk en werkniveau.* Minimaal 3 jaar ervaring als office manager of een soortgelijke functie.* Financiële/boekhoudkundige ervaring, bij voorkeur in Exact.* Kennis van en ervaring met geautomatiseerde systemen (zoals Outlook, Excel, Word, WordPress).* Goede communicatieve vaardigheden.* Klant en servicegericht.* Zelfstandig en gestructureerd kunnen werken binnen een klein team.* Woonachtig in Rotterdam of omgeving.Wat bieden wij?* Een aanstelling per 1 juni 2023 voor een periode van 1 jaar met uitzicht op een vaste aanstelling.* Een contract van 24 uur per week.* Een opleiding BHV en andere klantgerichte trainingen door het jaar heen.* Inschaling in schaal 4, periodiek 5 van de CAO Sociaal werk (salaris bij fulltime €2.471,-) met extra arbeidsvoorwaarden.* Ook bieden we verlofuren, een individueel keuzebudget, bestaande uit de vakantietoeslag (8%), de eindejaarsuitkering (EJU 8,3 %).* Een werkplek waar iedereen welkom is. We staan open voor sollicitaties van iedereen.Meer informatie of reageren?Ben jij onze nieuwe teamlid? We willen ons team graag op korte termijn uitbreiden dus hoe eerder je reageert, hoe eerder wij contact opnemen en jij aan het werk kunt! Schrijf voor 20 mei een mail of maak een korte videoboodschap en stuur deze op naar [email protected]. Vertel hierin waarom jij bij ons zou passen en wat je allemaal eerder al gedaan hebt. Villa Zebra is er voor iedereen en we zijn nieuwsgierig naar wie jij bent.Voor meer informatie of vragen, mail naar Lucie Kuijpers (directeur) [email protected] dienstverband: ParttimeParttime uren: 24 per weekSalaris: €2.471,00 per maandRooster:* Flexibele werkuren* ma-vrSecundaire arbeidsvoorwaarden:* Budget voor professionele ontwikkeling* Flexibele werkuren* Pensioen* Personeelskorting* Productkorting werknemersSoorten aanvullende vergoedingen:* Onregelmatigheidstoeslag* VakantiegeldSollicitatievragen:* Voor alle werknemers van Villa Zebra wordt een Verklaring van Goed Gedrag aangevraagd omdat wij werken met kinderenOpleiding:* MBO (Vereist)Ervaring:* Office Manager: 1 jaar (Gewenst)* Administratie in brede zin: 1 jaar (Gewenst)Taal:* Nederlands (Vereist)Toestemming om te werken:* Nederland (Vereist)Werklocatie: FysiekVerwachte startdatum: 01-06-2023
Lees hier meer…